El Tratamiento de los datos personales de visitantes, residentes, copropietarios, empleados, proveedores, contratistas, domiciliarios, o de cualquier persona con la cual La Copropiedad tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, en el marco legal que regula la materia y en virtud de su condición de Propiedad Horizontal, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de su actividad propia. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y Tratados para:
a. Realizar el envío de información relacionada con actividades, noticias, eventos, contenidos de interés, y demás servicios que sean ofrecidos por la Copropiedad.
b. Desarrollar las acciones, reuniones, Asambleas presenciales y no presenciales, reuniones de los órganos de administración y comité de convivencia y demás actividades inherentes a La Copropiedad conforme a lo estipulado en el Reglamento de Propiedad Horizontal, Manual de Convivencia, la Ley 675 de 2001 y en general la normatividad aplicable.
c. Cumplir con la normatividad vigente en Colombia para las sociedades sin ánimo de lucro, incluyendo, pero sin limitarse a cualquier requerimiento de las entidades de inspección, vigilancia y control, las autoridades locales, judiciales y de policía.
d. Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias, comerciales y relacionadas con el sistema de gestión y salud en el trabajo, realizando el contacto para efectuar la vinculación como contratista o proveedor. Se faculta a la Copropiedad consultar, constatar, revisar información personal dispuesta en bases de datos de consulta pública de autoridades de policía y entidades de control.
e. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a exempleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
f. Realizar encuestas con fines estadísticos y relacionadas con los servicios o actividades de La Copropiedad.
g. Contactarlo a través de correo electrónico, llamadas telefónicas y otros medios de mensajería electrónica equivalentes, como las notificaciones, con relación a actualización o culminaciones informativas relacionadas con los eventos o actividades realizadas en la Copropiedad.
h. Llevar a cabo los procesos de facturación, cartera, cobranzas y pagos por las expensas ordinarias, extraordinarias y multas establecidas en el Reglamento de Propiedad horizontal, Manual de Convivencia, atendiendo lo consagrado en la Ley 675 de 2001.
i. Atender requerimientos judiciales o extrajudiciales de autoridades del poder público de la Republica de Colombia.
j. Cumplir con los protocolos de vigilancia, con el fin de garantizar la seguridad y protección de los bienes comunes, reducir los riesgos para los bienes privados, así como la protección de las personas que puedan encontrarse en los mismos, llevando a cabo las respectivas comprobaciones, registros y prevenciones necesarias.
k. Soportar probatoriamente el incumplimiento de obligaciones no pecuniarias, con fundamento en la Ley, el Reglamento de Propiedad Horizontal y el Manual de Convivencia.
l. Documentar el trámite de un reclamo o solicitud ante una autoridad pública, un tercero o para obtener la indemnización de un reclamo ante la Compañía de Seguros por Pólizas suscritas por la Copropiedad.
m. Evaluar la calidad del servicio.
n. Soportar procesos de auditoría interna o externa.
o. Cumplir con los protocolos de bioseguridad establecidos por el Gobierno Nacional o las entidades territoriales.
De cualquier manera, cuando La Copropiedad cambie sustancialmente alguna de estas finalidades o el tratamiento de estas, informará dicha circunstancia a través de la Recepción – Portería, Administración y cartelera informativa, para la validación de los Titulares de datos personales sobre el mismo.
Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para las finalidades aquí señaladas, y, por tanto, La Copropiedad no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que:
i. Exista autorización expresa para hacerlo.
ii. Sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados.
iii. Sea necesario con el fin de proveer los servicios de la Copropiedad.
iv. Que sea requerido o permitido por la ley.
La Copropiedad podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de información en desarrollo de determinadas funciones encomendadas. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, La Copropiedad advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros, mediante la suscripción de contratos o acuerdos de confidencialidad.
Para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se procederá, de acuerdo con lo contemplado en la presente política en el Capítulo VI en el acápite correspondiente.
9.1 Datos sensibles:
De acuerdo a la ley 1581 del 2012 en el Artículo 5 se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (Imágenes, Videos, Huellas, Reconocimiento Facial, Audios, etc.).
La Copropiedad realiza tratamiento de datos personales sensibles. El tratamiento de los datos personales de naturaleza sensible está prohibido por el ordenamiento jurídico colombiano, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.
La Copropiedad se permite informar, que además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización como se expone en el Capítulo VIII, usted tiene la libre facultad de no autorizar el tratamiento de sus datos sensibles.
La Copropiedad tratará los datos sensibles bajo estrictos estándares de seguridad y confidencialidad. Para este fin, se han implementado medidas administrativas, de obligatorio cumplimiento para los involucrados y, en tanto es aplicable según el caso, a sus proveedores, contratistas y aliados comerciales. La Copropiedad podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
a. El Titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad.
d. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
En la Copropiedad encontramos las siguientes Bases de Datos que pueden contener Datos Sensibles:
• Tratamiento de imágenes mediante el Circuito Cerrado de Televisión, Cámaras IP, Cámaras análogas o digitales.
• Grabaciones con video y audio de las reuniones del consejo de administración, comité de convivencia y asambleas.
• Información del estado de salud de visitantes y contratistas.
• Fotos para el control de encomiendas de visitantes a propietarios.
• Fotos de las hojas de vida de los empleados, contratistas y/o trabajadores en misión.
Frente al tratamiento de grabaciones que se realicen exclusivamente en al ámbito personal o doméstico, con fines periodísticos o con finalidad de proteger la seguridad nacional del estado, están exceptuadas del cumplimiento de las normas atinentes a los datos sensibles.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior. Es por esto por lo que la Copropiedad establece dentro de los mecanismos para otorgar el consentimiento del sistema de videovigilancia, a través de la manifestación de conductas inequívocas tal y como lo dispone el artículo 2.2.25.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1074 del 2015. Para lo cual fija avisos de seguridad en las entradas peatonales, vehiculares y cámaras perimetrales.
Este aviso informa a los interesados:
a) Quien es el responsable del Tratamiento y sus datos de contacto.
b) El tratamiento que se le dará a los datos y la finalidad de este.
c) Los derechos de los titulares
d) Donde puede ser consultada la Política de Tratamiento de Datos Personales.
Para los demás datos sensibles el titular de la información deberá otorgar la autorización de acuerdo con el procedimiento incluido en el Manual que hace parte integral de la presente Política.
Tanto el Responsable, como el Encargado del Tratamiento (Firma de Vigilancia) establecemos en el Manual de Procedimientos el contrato y las consignas particulares del servicio, las medidas efectivas y pertinentes para garantizar la seguridad de los datos sensibles y limitar el acceso y visualización no autorizado, la reproducción sin autorización del titular de la información.
Para el caso de registros fotográficos o fílmicos en eventos o actividades de la Copropiedad que involucren el tratamiento de imágenes de niños, niñas o adolescentes tanto Responsables como Encargados deberán observar las siguientes reglas:
• Contar con la autorización de los padres o representantes legales de los menores y con los consentimientos de ellos, teniendo en cuenta su madurez y autonomía para entender el asunto.
• Informa a los padres o representantes legales acerca de la finalidad y tratamiento al cual serán sometidos los datos de los menores, así como los derechos que los asistan.
• Limitar la recolección y demás tratamiento de las imágenes de acuerdo con lo que le resulte proporcional y adecuado a la finalidad previamente informada.
• Garantizar la seguridad y reserva de los datos de los menores.
• Restringir el acceso a las imágenes de los menores, como lo establece la ley.
• Solo podrán acceder a las imágenes los padres o representantes legales en caso de que se pretenda dar acceso o circular imágenes, deberá solicitar autorización de todos los padres o representantes legales.
En caso de que los datos sensibles sean requeridos por autoridad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial tal y como lo establece el artículo 10 de la ley 1581 del 2012, el Responsable deberá verificar la identidad del solicitante, mantener la cadena de custodia de la información y solo podrá entregar los datos sin autorización en los casos establecidos en este artículo.
Cuando un tercer interesado requiera un dato sensible como prueba para soportar un litigio, deberá acudir al inciso segundo del artículo 73 del Código General del Proceso, solicitando mediante derecho de petición la prueba y aportándola como anexo en la demanda, para que sea el juez de conocimiento el que practique la prueba solicitándola directamente al Responsable de la información.
9.2 Informaciones y documentos reservados:
Al tenor de lo dispuesto en el artículo 24 de ley 1755 del 2015, tienen el carácter reservado las informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución Política o la ley, y en especial:
1. Los relacionados con la defensa o seguridad nacionales.
2. Las instrucciones en materia diplomática o sobre negociaciones reservadas.
3. Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas, así como la historia clínica.
4. Los relativos a las condiciones financieras de las operaciones de crédito público y tesorería que realice la nación, así como a los estudios técnicos de valoración de los activos de la nación. Estos documentos e informaciones estarán sometidos a reserva por un término de seis (6) meses contados a partir de la realización de la respectiva operación.
5. Los datos referentes a la información financiera y comercial, en los términos de la Ley Estatutaria 1266 de 2008.
6. Los protegidos por el secreto comercial o industrial, así como los planes estratégicos de las empresas públicas de servicios públicos.
7. Los amparados por el secreto profesional.
8. Los datos genéticos humanos.
Para efecto de la solicitud de información de carácter reservado, enunciada en los numerales 3, 5, 6 y 7 solo podrá ser solicitada por el titular de la información, por sus apoderados o por personas autorizadas con facultad expresa para acceder a esa información.
La decisión que rechace una petición por motivos de reserva deberá indicar de forma precisa las disposiciones legales que impiden la entrega de la información y notificarse al peticionario. Esta reserva no es oponible a las autoridades judiciales, legislativas, ni a las autoridades administrativas, que, siendo constitucional o legalmente competentes, los soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de las informaciones y/o documentos que lleguen a conocer.
